Bli flinkere til å snakke sammen

Et surt arbeidsmiljø. Fastlåste situasjoner som ender med krise. I etterkant forklares det hele ofte med to ord: Dårlig kommunikasjon.

- Den klassiske feilen ledere gjør er å ikke høre godt nok etter. De hører, men de registrerer ikke hva de hører. De som snakker har kanskje helt andre hensikter enn det lederne oppfatter. En nøkkel til god kommunikasjon er å være sikker på meningen i det som blir sagt. Det gjelder i parforhold, og det gjelder på arbeidsplassene, sier psykiater Pål Abrahamsen.

Tolker selv
Pål Abrahamsen fra Seilduksinstituttet er lege, spesialist i psykiatri og har lang erfaring med pasientbehandling, rådgivning, familieterapi og organisasjonsutvikling. Han underviser i forhandlingsteknikk for Gellert AS, og er å finne som foredragsholder blant annet hos Senter for personal- og organisasjonsutvikling (SPO).

Han sier at kommunikasjon er å bli forstått, men at folk ofte ikke tar seg tid til å finne ut om de forstår og blir forstått. Dette gjelder både ledere og ansatte. Resultatet kan bli konflikter.

- Hvis noen er usikre på meningen i det som sies, vil de automatisk tillegge ulike utsagn den meningen de selv synes passer inn i bildet. Det kan bli noe helt annet enn det avsenderen ville formidle.

- Du kan finne ut om den andre har forstått deg ved å be dem gjenta det du har sagt. Noen ganger forstår du at vedkommende ikke engang har forsøkt å forstå. Han har bare forberedt «neste innlegg» mens du har snakket.

Vil bli sett
All kommunikasjon er toveis. Informasjon som går kun én vei er nettopp informasjon, ikke kommunikasjon.

- Folk har et grunnleggende behov for å føle at de blir hørt. I rettssaker har jeg opplevd at den ene parten gir seg etter at advokaten har lagt fram saken. Det viktigste var ikke å vinne, men at argumentene faktisk ble hørt. Vi har alle et behov for å bli sett, anerkjent og nikket til. Det å gi noen følelsen av å bli forbigått og tråkket på, er noe av det verste du gjør mot et menneske, sier psykiateren.

Man trenger ikke å klappe på skulderen hele tiden, men være oppmerksom på andre og kommentere uten å fordømme det som skjer. Abrahamsen tror at ledere flest bruker altfor liten tid til å høre på sine medarbeidere. Det tar tid å forstå, og skal et samarbeid mellom leder og ansatte fungere, må lederen ha tid til å snakke og høre.

Konkretiser
Produksjon kan ses på som et biprodukt av kommunikasjon. For å få til noe, må de som jobber sammen som regel gå godt sammen. De som bevisst jobber med å forbedre kommunikasjonen, vil gjerne se at også produktiviteten blir bedre. Det går an å lære å kommunisere bedre, og første bud er å ikke godta generelle sannheter.

- Hvis en medarbeider sier at han ikke liker å være på arbeidsplassen, må lederen spørre: Hva er det medarbeideren ikke liker? Generelle utsagn må konkretiseres, og tankelesing er forbudt.

En samtale kan for eksempel lyde som følger:
- Jeg synes du som leder snakker for lite med oss.
- Hva bør vi snakke om?
- Om hvordan vi ordner oss på gulvet.
- Har dere sett noen muligheter for forbedringer?
- Ja, vi tror at vi kan organisere oss annerledes…

Ved å lytte og ved be om presisering, kan lederen få gode forbedringsforslag han ville gått glipp av hvis han bare hadde hørt at han snakket for lite med sine ansatte.

Glem syndebukkene
Pål Abrahamsen har nettopp gitt ut boken «Alltid nye muligheter». Han skriver om kommunikasjon og mellommenneskelig forståelse, og mener at det alltid finnes ubrukte ressurser som kan løse opp i konflikter.

- Som regel prøver man å dytte skylden for konflikten over på en annen. En utpekt «syndebukk» vil gå rett i forsvar, og da blir det vanskelig å snakke. Som regel er det bedre å ikke forsøke og gi noen skylden. Den du snakker med må føle seg vel.

Psykiateren anbefaler også å se på situasjon og mellommenneskelige forhold framfor å tillegge enkeltpersoner årsaker og skyld.

- Med litt innsikt og kunnskap om relasjoner mellom mennesker, glir det nødvendige samarbeidet så mye bedre. Å lete etter syndebukker hjelper lite. Behovet for syndebukkgjøring kommer fram som et alternativ til forståelse og leting etter nye samarbeidsformer, sier Abrahamsen.
Han mener det kan være mer lønnsomt å forandre situasjoner og systemer framfor å lete etter årsakene.

Positiv inngang
Pål Abrahamsen er opptatt av at kommunikasjon ikke bare skal handle om det negative. Det er viktig å snakke sammen om det som går bra også. Det kan være forebyggende for vanskelige situasjoner.

- En leder kan spørre sine ansatte: Hva tenker du om situasjonen vi er i nå? Hva er det som gjør at dette fungerer?

- Det å ha det ålreit på arbeidsplassen er viktig for folk. De tilbringer tross alt store deler av livene sine her, sammen med mennesker de ikke selv har valgt å være sammen med. Det å snakke om ting løser opp spenninger, og for en leder kan det være lurt å snakke med en gruppe fremfor å snakke med en og en.

Ansatte blir gjerne mer komfortable i en gruppe fordi styrkeforholdet er annerledes enn når en snakker med sjefen. Man får fram flere meninger om samme sak, og ved å snakke med en gruppe, kan man også få tak i tonen mellom dem som samarbeider. Du finner ut hva de som er til stede synes er bra og hva som bør forbedres.

Nye roller
Abrahamsen benytter gjerne rollespill som et virkemiddel. Ved å spille sin sjef eller kollega, forstår man mer hvordan vedkommende tenker.

- Det er utrolig hvor fort en blir fanget inn i en rolle dersom forholdene blir lagt til rette for det, og det er utrolig hva en kan lære ved å delta, samtidig som det er rom for å observere, sier Abrahamsen.

Folk kan si så lite de ønsker om sitt privatliv på jobben, bare de gjør den jobben de er blitt satt til. Men når folk forblir ukjente for hverandre, er det kanskje ikke så rart at det eksploderer for en og annen på julebordet.

- Det er faktisk bra for firmaet å vite i hvert fall noe om den private delen - slik at en kan være forberedt både på gode og vanskelige faser senere, mener Pål Abrahamsen.

- Det er alltid nye muligheter. Vi bruker ikke mer enn fem prosent av hjernen. Hva med å utvide det til ti? Eller femti?

Noen råd for bedre kommunikasjon:

• Bruk tid på å høre etter når folk snakker.
• Vær sikker på at du har forstått meningen med budskapet. Spør hvis du er usikker.
• Ikke godta generelle sannheter. Spør til du får konkrete svar. Et triks er å gjenta det andre har sagt. «Det er behov for forbedringer» «Hva slags forbedringer tenker du på?»
• Når ting går bra: Snakk sammen og finn ut hvorfor det fungerer godt akkurat nå.
• Hvis situasjonen er fastlåst - ta en pause og gå for deg selv. Tenk i gjennom situasjonen «utenfra» for å få overblikk. Alternativt: Skriv et referat eller fortell om situasjonen til noen andre.